管理大師威廉·戴爾在《建立團隊》一書中指出,“近15年來,經理人在組織內的角色已經產生重大的改變,過去被視為傳奇英雄,并能一手改寫組織或部門的強硬主管,在現今日益復雜的組織下,已被另一種新型管理人取代。這種管理人能將不同背景、不同訓練和不同經驗的人,組織成一個有績效的團隊。”如何創建一支強有力的團隊,并領導這支團隊實現一個又一個組織目標,在當今知識社會中,已經成為所有追求卓越的經理人的目標。
健全組織結構
建立合理的組織結構,明確相互分工、協作關系,對打造強有力的團隊尤為重要。合理的組織結構,可以把所有員工的才干、技能和知識聚攏起來,形成一個群策群力的、為實現團隊共同目標而戰斗的集體。合理組織起來的力量,會遠遠大于分散力量相加之和,會創造出一種新的力量。
建立健全組織結構要注意把合適的人放在合適的位置上。每項工作都有它的繁簡之分,每個人都有自己獨特的性格和特長。你需要做的是,仔細研究你的所有成員,了解他們每個人的才干、技能和知識,他們的工作動機和職業發展期望,盡量兼顧各方面的因素,讓每個人做他擅長做的事。唯有這樣,才能發揮每個人的積極性和創造性,才能創造出卓越的團隊績效。
明確組織目標
制定組織目標,我認為這是作為主管最重要的責任之一。你必須思考的問題是,你的團隊在整個組織中,承擔什么樣的角色,會對組織中的其他部門產生怎樣的影響,你希望你的團隊對整個組織做出怎樣的貢獻。盡可能地讓每位成員參與到確立團隊目標的過程中,使每個人都清晰地了解個人所扮演的角色是什么,個人的行動對團隊目標的達成會產生什么樣的貢獻,進而獲得他們的承諾——為“我們的”目標和愿景而努力。
營造和諧的氛圍
優秀主管致力于管理好團隊成員的情緒與情感,真誠的關心每位成員,為他們營造舒適宜人的“氣候”,讓他們在工作中得到滿足和成就感,感到快樂、開心。優秀主管努力塑造團結協作,相互尊重和支持,暢所欲言的組織文化,鼓勵每個人開誠布公地表達自己的觀點,建立團隊成員間的信任和互相認同。在這樣一個溫馨和諧,相互友愛,充滿活力的環境中,每個人都激發出無窮的工作熱情,大家群策群力,從而創造出更加卓越的團隊績效。
激發員工的干勁
身為主管,如何幫助每個人達到最佳的績效?大千世界,沒有兩片相同的樹葉,也沒有性格完全相同的個人。優秀主管擅于把握每位成員不同的性格特征,發現并發揮每個人的優勢,避開他的弱點,幫助每個人更上一層樓。
建議你竭盡所能做好下面六件事情:
1、讓工作內容更有豐富性和挑戰性,而且要求高品質的表現;
2、使員工明白你對他們的期望,當他們達到你們雙方確定的工作標準時,能得到應有的激勵;
3、激勵方法因人而異,每位員工都是獨立不同的個體,不要誤認為他們的期待,需求完全一致,否則你會徒勞無功。
4、兼顧精神激勵與物質激勵。贊美、表揚、精神上的支持與鼓舞,都是激發員工工作熱情的催化劑。
5、你自己應先確立高標準,對本職工作充滿熱情,才能期望你的員工追求同樣高的工作品質。
6、對待員工要公平,業績評估的標準要盡量客觀,少用主觀標準。
不要試圖使每個人完美無缺,優秀主管會以一種積極而務實的態度對待每個人的不足之處。一旦發現弱點是導致績效欠佳的原因,就會積極尋求方法:建立一個支持系統,或是找一個互補的工作伙伴。但是,如果對某個員工,你花了大量時間想避開她的弱點,結果卻發現你派錯了職位,到了這一步,就應該重新分派角色,而不是試圖改變當事人。
注重培養和指導
每個人都希望在企業的平臺上得到鍛煉和提高,希望在工作中得到主管的指導和培養。所以主管應花些時間和精力在組織培訓和日常的工作指導上,幫助員工通過培訓以及日常的工作實踐逐步提高業務技能。
身為主管,要重視部門業務指導手冊的積累,讓每個崗位的人都積極參與到編寫指導手冊的過程中,這是一個總結和梳理思路的過程,通過這個過程,每個人對自己承擔的職位工作內容都會有更清晰的認識,而通過學習部門其他崗位的職責和業務知識,可以對組織的目標和價值有更進一步的認識,從而更加積極地投身于實現組織的目標。而新員工通過閱讀部門的業務指導手冊,也能夠很快了解崗位職責和部門目標,從而更快地進入角色。
主管需要副手或接班人,培養員工將是一個最重要的途徑。花時間和部門的明星員工在一起,關注他們的職業發展期望,并和他們一起討論,你如何幫助他們。如果他希望將來向管理職位發展,而你也認為他具有這方面的潛質,那么,除了讓他負責一些具體的業務工作,還要適時培養他的管理與組織能力。例如,可以讓他負責某一項任務,這項任務需要他組織協調多人完成,在完成任務的過程中,要適時地進行指導。
有效的授權和決策
《孫子兵法·謀政篇》中說,“將能而君不御者勝。”在現代企業的管理中,主管的職責在于成事而不在做事,授權乃是成事的分身術。主管若事必親躬,必不能成事。身為主管,應善于授權,讓有經驗、有才干的員工為你分擔工作與權利,而將大部分的時間和精力用于規劃和管理。有一些事情是身為主管的你必須做的:
1、分配工作。根據每個人的特點和崗位職責進行合理分配,不僅僅為了完成任務而分配工作,還應該把培養員工與分配工作結合起來,讓員工在工作中發揮潛能,根據完成任務的情況了解每個員工的實際能力,為下一次的工作分配做好準備。分配工作時要讓員工知其然更知其所以然,才能使員工的能力充分發揮。
2、控制工作。控制就是根據既定的目標和計劃,監督、檢查任務實際執行情況,一旦發現偏差,及時找出原因,并采取有效措施。控制也要因人而異,對于那些能力強、素質高的員工來說,只要注意關鍵點的把控就可以了,這樣可以充分發揮員工的積極性與創造力。
3、做好決策。決策是主管職能的一個主要方面,不可隨意交給其他人,遇到下列一些情況,主管應該親自進行決策:有關團隊領導方面的問題;你擁有解決這些問題的特殊專長、知識或經驗;情況緊急時;屬下都無法解決時。主管應該注意鍛煉員工獨立決策和解決問題的能力,在他們需要時,提供你的意見,讓他們容易解決問題,但不要變成你的問題,否則,員工將得不到成長。
企業需要有效的管理者,他的價值在于,通過打造高績效團隊,為組織創造價值,同時成就團隊個人的價值。那么如何成為卓有成效的管理者呢?“借來的火,點不亮自己的心靈。”管理不在于“知”,而在于“行”,只有通過不斷的學習和實踐,才能期望到達這一境界。