問題管理之表達(dá)問題“六化”
一、復(fù)雜的問題簡明化
在反映問題、提出解決問題的建議時(shí)，要化繁為簡、刪繁就簡，善于用簡明的語言表達(dá)復(fù)雜的內(nèi)容，用簡明的語句總結(jié)自己的觀點(diǎn)。
如果問題比較復(fù)雜，可以把問題的分析論證過程作為附件，在主報(bào)告中簡明扼要地闡明觀點(diǎn)、提出對策或建議。如果主報(bào)告無法簡化，可以用一頁以內(nèi)的摘要把關(guān)鍵問題、解決方案、實(shí)施步驟總結(jié)清楚。
表達(dá)問題中抓重點(diǎn)也是簡明化的一種方式。例如，一家企業(yè)集團(tuán)對子公司監(jiān)管涉及很多方面，經(jīng)過研究提煉，表達(dá)為對“兩個(gè)人、一個(gè)指標(biāo)”的監(jiān)管模式，兩個(gè)人是指子公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)，一個(gè)指標(biāo)是指凈資產(chǎn)收益率。
二、深?yuàn)W的內(nèi)容通俗化
專業(yè)人士給別人講解理論或?qū)I(yè)術(shù)語時(shí)往往是晦澀難懂，這反映了兩方面的問題：一是表達(dá)能力欠佳，二是不為他人著想。企業(yè)的各類工作人員在向非本專業(yè)人員表達(dá)問題時(shí)，要把深?yuàn)W的內(nèi)容通俗化。
例如，一般汽車銷售人員都這樣向顧客介紹汽車剎車性能：“這款車有緊急剎車助力系統(tǒng)”，就不如說：“這款車在緊急剎車中，可以縮短剎車距離。”
再如，邊際效用遞減原理如果要從數(shù)學(xué)上解釋，其深?yuàn)W程度夠嚇人的：邊際效用在數(shù)學(xué)上是效用函數(shù)的導(dǎo)數(shù)，因?yàn)樾в煤瘮?shù)是單調(diào)遞增的下凹函數(shù)，函數(shù)值單調(diào)遞增而導(dǎo)數(shù)值單調(diào)遞減。你看這玄不玄？如果換為通俗的方式來表達(dá)，可以把邊際效用遞減原理比喻為吃蘋果，吃的蘋果越多，感受越差：第一個(gè)蘋果挺好吃，第二個(gè)蘋果有點(diǎn)膩，第三個(gè)蘋果比較煩，第四個(gè)蘋果就可能難以下咽了。
三、零散的問題系統(tǒng)化
企業(yè)運(yùn)作是一個(gè)系統(tǒng)的、關(guān)聯(lián)的過程，同一問題可能在各部門、各職能有不同的表現(xiàn)。有時(shí)，一個(gè)部門的問題可能會(huì)在另一個(gè)部門表現(xiàn)出來。但是，企業(yè)的問題往往會(huì)按部門分別（可能有先有后）提出來，這樣提出的問題看起來是分門別類的，但實(shí)際上往往是零散的。所以，要跨部門、跨職能分析和表達(dá)問題才能避免或克服部門劃分、條塊分割導(dǎo)致的認(rèn)識誤區(qū)。
另一方面，在提交一些包含著利和弊的建議和意見時(shí)，對理由和依據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化分析和表達(dá)，能夠增加說服力和影響力，有助于上級接受你的建議。例如，一位部門經(jīng)理報(bào)給總經(jīng)理一份提案，希望給他們部門的獎(jiǎng)金總額增加15%，這一提案沒有得到批準(zhǔn)。如果部門經(jīng)理對同行業(yè)薪酬水平進(jìn)行比較分析，說明本部門員工薪酬水平比競爭對手低10%以上，并且有一半以上的員工近期提出加薪要求，部分員工因加薪要求沒有滿足而離職，有離職意向的員工也在增多。為了增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力、戰(zhàn)斗力，擬定了拉開獎(jiǎng)金差距、加大激勵(lì)力度的方案，為此，需要增加獎(jiǎng)金總額15%，希望上級批準(zhǔn)。按照這樣的表達(dá)方式，總經(jīng)理很有可能會(huì)批準(zhǔn)提案。
四、推理和分析規(guī)范化
推理和分析規(guī)范化是指邏輯正確、因果關(guān)系明確、前后連貫、條理清晰。這樣能使問題分析具有說服力，也能使表達(dá)問題具有感染力。
有個(gè)人覺得餓了，買了一個(gè)饅頭吃，沒吃飽，又買了一張餅吃，還沒吃飽，又買了一個(gè)包子吃，這才吃飽了。于是，他非常后悔地說：“早知道這個(gè)包子能吃飽，就不買前面的饅頭和餅了！”
這就是搞錯(cuò)因果關(guān)系的推理，實(shí)際問題分析中，也經(jīng)常搞錯(cuò)甚至顛倒因果關(guān)系。國內(nèi)一家制鞋廠去國外同行業(yè)先進(jìn)的標(biāo)桿企業(yè)考察后發(fā)現(xiàn)，本廠與標(biāo)桿企業(yè)有一個(gè)明顯區(qū)別，本廠生產(chǎn)人員所占比例約為60%，而標(biāo)桿企業(yè)的這一比例只有30%.于是，這家制鞋廠決定向標(biāo)桿企業(yè)學(xué)習(xí)，開展了“降低生產(chǎn)人員比例”的活動(dòng)，首先盡最大可能精減了生產(chǎn)人員，但比例下降不明顯，生產(chǎn)人員不能再精減了，否則就要影響交貨速度了，只能是增加了管理人員、后勤人員、服務(wù)人員等各類非生產(chǎn)人員，以此來提高非生產(chǎn)人員比例。但結(jié)果是成本劇增，效益下降。
五、數(shù)據(jù)和關(guān)系圖表化
在表達(dá)問題時(shí)，如果有數(shù)據(jù)，說服力會(huì)比較強(qiáng)，但從表達(dá)效果來說，把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖表，既直觀又生動(dòng)，讓人一目了然，效果更好。
事實(shí)上，不只是數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)化為圖表，即使沒有數(shù)據(jù)，也可以圖表化，尤其是本來要用文字表達(dá)的因果關(guān)系、層次結(jié)構(gòu)關(guān)系、流程先后關(guān)系、比較關(guān)系等都應(yīng)該盡可能圖表化。如果是用于演示或作為演講材料，還可以增加彩色的、生動(dòng)的輔助要素。
結(jié)合計(jì)算法的應(yīng)用，問題管理中關(guān)于數(shù)據(jù)和圖表的規(guī)則可以總結(jié)為：有數(shù)據(jù)，要使用計(jì)算法；沒有數(shù)據(jù)，也可以使用計(jì)算法。有數(shù)據(jù)，要轉(zhuǎn)化為圖表；沒有數(shù)據(jù)，也可以轉(zhuǎn)化為圖表。
六、標(biāo)志性語句生動(dòng)化
標(biāo)志性語句主要是指大標(biāo)題、小標(biāo)題、導(dǎo)語、主題句、小結(jié)，以及對某些觀點(diǎn)的強(qiáng)調(diào)。反映問題和分析問題的報(bào)告和發(fā)言畢竟不是文學(xué)作品，追求生動(dòng)只是表達(dá)形式，內(nèi)容應(yīng)講究邏輯性和條理性，但通過讓標(biāo)志性語言生動(dòng)化，可以使你的意見和建議增加感染力，有利于讓別人接受和采納。
以“復(fù)雜的問題簡明化”為例，引用清代畫家、詩人鄭板橋的《畫竹》詩就能起到生動(dòng)化的效果：四十年來畫竹枝，日間揮寫夜間思。冗繁削盡留清瘦，畫到生時(shí)是熟時(shí)。
這首詩既有“復(fù)雜的問題簡明化”的寓意，也表明只有反復(fù)練習(xí)、用心思考，才能達(dá)到簡明化的功力和境界。