在職場(chǎng)，開會(huì)是很經(jīng)常的事情，很多時(shí)候，有人會(huì)按時(shí)高效的完成會(huì)議，有人卻拖拖拉拉，一場(chǎng)會(huì)議總是不能按預(yù)定的時(shí)間結(jié)束。建筑設(shè)計(jì)人才網(wǎng)職場(chǎng)專家楊先生認(rèn)為，開會(huì)也是涉及時(shí)間管理，讓會(huì)議時(shí)間縮短，也是讓會(huì)議更有成效。拖沓的會(huì)議，其實(shí)是對(duì)所有參會(huì)者時(shí)間的蔑視，同時(shí)，也會(huì)極大降低以后開會(huì)的熱情和效率。
1、設(shè)定一個(gè)專門的、詳細(xì)的日程安排
通常，會(huì)議會(huì)設(shè)定一個(gè)主題，希望交流都是有關(guān)這個(gè)主題的。這也導(dǎo)致了一場(chǎng)永遠(yuǎn)不會(huì)結(jié)束的開放性討論。建議在會(huì)議開始前，準(zhǔn)備一頁(yè)日程，上面有要討論項(xiàng)目的幾個(gè)簡(jiǎn)單要點(diǎn)。最佳實(shí)踐是為一個(gè)公司或者部門創(chuàng)建一個(gè)會(huì)議日程模版。這樣一來，安排會(huì)議的任何人可以快速、用統(tǒng)一的模式創(chuàng)建一個(gè)會(huì)議日程。
在會(huì)議的開始，這個(gè)日程應(yīng)該被快速討論和認(rèn)定。當(dāng)團(tuán)隊(duì)的需要超過嚴(yán)格執(zhí)行日程的需要時(shí)，人們要有一定的靈活性來調(diào)整這個(gè)日程。每一個(gè)討論都要有一定的時(shí)間限制。你也會(huì)驚訝?zhēng)缀趺看斡懻摱荚跁r(shí)間框架內(nèi)完成，因?yàn)槿藗儠?huì)組織他們的談話，限制在被允許的時(shí)間范圍內(nèi)。
當(dāng)你在預(yù)定的時(shí)間結(jié)束前1-2分鐘，給一個(gè)提示。
2、只邀請(qǐng)你真正需要的人參加
你想象，如果一個(gè)會(huì)議要公司6個(gè)高層執(zhí)行者參加，將花費(fèi)公司每小時(shí)上百美元。如果會(huì)上只有最多兩個(gè)人參與更多交流，那么大多數(shù)前等于扔到馬桶里。相應(yīng)地，沒有參與到交流的人會(huì)有嚴(yán)重的受挫感，并且生氣他們的時(shí)間被浪費(fèi)。
建議在給會(huì)議做日程時(shí)，只是列上每個(gè)這個(gè)項(xiàng)目絕對(duì)需要參加的人。如果不是每個(gè)人需要參加所有日程討論，安排討論使他們可以和最有可能的人，允許他們名字不在其上的人離開。通過這樣的方法，他們將被激勵(lì)使自己的談話盡量縮短，也可以讓他們盡快返回工作。
3、創(chuàng)建一個(gè)結(jié)構(gòu)化的結(jié)束
很多時(shí)候人們?yōu)榱吮ＷC在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成既定動(dòng)作，總是會(huì)將原訂的時(shí)間適當(dāng)縮短一些，因?yàn)樗麄冎廊藗兛傁矚g拖堂。
建議安排一種結(jié)束流程，在接近結(jié)束的時(shí)候，用一些有標(biāo)志性的問題來結(jié)束會(huì)議。比如，用一句話表述，你今天在這個(gè)會(huì)議的最大收獲是什么?用一句話，什么是你認(rèn)為下次會(huì)議要討論的主題?用一個(gè)詞或者短語(yǔ)，描述你對(duì)這個(gè)會(huì)議有怎樣的感受?
通過設(shè)立這樣的結(jié)束架構(gòu)，你會(huì)對(duì)與會(huì)者心理設(shè)定一個(gè)會(huì)議結(jié)束的期望，包裝是簡(jiǎn)單的。在一個(gè)團(tuán)隊(duì)設(shè)置里，無論誰(shuí)負(fù)責(zé)這個(gè)會(huì)議都能指導(dǎo)同樣的流程，并為將來的日程項(xiàng)目做筆記。要提早退席的人在離開之前，可以花兩分鐘進(jìn)行分享。
建筑設(shè)計(jì)人才網(wǎng)楊先生表示，建立一個(gè)高效的會(huì)議不難，但是需要花一些規(guī)劃，愿意讓你的同事都參與。進(jìn)行討論的最好時(shí)間是當(dāng)你在下次馬拉松會(huì)議上看到他們沮喪的表情。